La planificación del trabajo

Una de las cuestiones más complicadas del trabajo de cualquier autónomo es la gestión del tiempo. Si bien la productividad se puede entrenar, la correcta planificación del trabajo, el tiempo que le vamos a dedicar y la manera en que se lo vamos a dedicar son aspectos claves para no llevarnos sustos, para entregar los trabajos puntualmente y para no tener que estar hasta las tantas de la madrugada terminando aquella traducción que prometimos a nuestro cliente.

Para reflexionar sobre este delicado y esencial asunto, quisiera establecer varias premisas que deberíamos tener en cuenta. Al menos, yo las tengo en cuenta porque, a lo largo de los años, me han demostrado cumplirse:

  1. Debemos dar por hecho que las leyes de Murphy son las únicas leyes que se cumplen siempre. Es decir, debemos aceptar que la vida está llena de obstáculos y dificultades que hay que afrontar y estas dificultades surgen a diario y afectan a todos los aspectos de nuestra vida. Por lo tanto, hay que estar preparados.
  2. Cuanto antes se comienza con una tarea, antes se terminará. Por lo tanto, la pereza constituye uno de nuestros principales obstáculos. Es más, cuanto antes terminemos nuestras tareas, más tiempo podremos dedicar a cuidar otros aspectos fundamentales como son la revisión. Está claro que abundan los trabajos terminados en el último minuto pero, si a la pereza le sumamos los imprevistos mencionados en el punto anterior, el resultado no puede ser bueno; ni para nuestro trabajo ni para nuestra salud y calidad de vida.
  3. La gestión del tiempo de nuestro trabajo influye en todos los demás aspectos de nuestra vida y el tiempo dedicado al ocio y al descanso es esencial, máxime cuando se trata de una profesión que requiere tanta concentración y agilidad mental como la traducción o la interpretación.

A menudo, se nos pregunta cuántas palabras podemos traducir al día o, también, si estamos disponibles para traducir un proyecto con una cantidad determinada de palabras para una fecha concreta.

Hay que tener en cuenta que calcular mal nuestro tiempo es un hecho humano demostrado y que, por lo tanto, en nuestras ecuaciones para el cálculo de nuestro tiempo y para la la gestión de nuestras tareas, debemos añadir una variable más: los imprevistos.

También hay que tener en cuenta que nuestros clientes no solo calculan mal el tiempo, sino que también calculan mal el número de palabras y hasta el número de páginas, incluso cuando este debería ser algo objetivo. Por ejemplo, estos días, una compañera me comentaba irritada que uno de nuestros clientes nos había dicho que quería una traducción urgente de medio folio. Cuando el fax empezó a escupir folios, por un momento dudó si este cliente sabía contar. He aquí una enseñanza que no solo nos valdrá para organizar nuestras tareas sino también para hacer presupuestos, algo que ya mencionaremos en otra ocasión.

Por otra parte, otro hecho importante que creo que deberíamos tener en cuenta si no queremos malacostumbrar a nuestros clientes. Cuando nuestro cliente dice urgente, deberíamos preguntar siempre qué significa. Una de mis preguntas siempre suele ser: “¿Cuál es el último momento para esa entrega urgente?” En muchos casos, descubriremos que no siempre es tan urgente como dicen y, en muchas ocasiones, conseguiremos un plazo más razonable para realizar nuestra tarea; eso sí, a la hora de organizar nuestro trabajo, no debemos olvidar lo ya comentado sobre los imprevistos.

Está claro que esta exposición es solo una orientación que podría servirnos a la hora de planificar nuestras tareas. Cada cual se organizará de una manera u otra pero, a fin de cuentas, lo importante es trabajar con comodidad, cumplir los plazos y no pasarnos los fines de semana ni las madrugadas trabajando porque prometimos algo que no lograremos sin realizar esfuerzos adicionales o sacrificios que afecten a nuestro tiempo de ocio y de descanso.

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2 comentarios en “La planificación del trabajo

  1. Estimado Sebastián:

    Es un círculo viciosos. Por ejemplo: no tener ocio, pasar noches en vela trabajando y perder la pareja por culpa del trabajo no contribuye sino a generar tensión, cansancio, falta de concentración y mala calidad de vida. Además de las enfermedades derivadas de estos temas, la calidad del trabajo también se ve afectada.

    Creo que trabajar contrarreloj puede ser en ocasiones un estímulo. Ahora bien, estoy convencido de que nadie trabaja mejor contrarreloj. Al menos, cuando el tiempo lo marca otro. Distinto es cuando nosotros nos marcamos nuestros propios tiempos.

    Gracias por tu comentario.
    Abrazos desde Canarias.

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